Czym właściwie CRO?

Strona główna » Blog » Czym właściwie CRO?

Czym właściwie jest CRO?

Centralny Rejestr Operatorów (CRO) to system online, w którym rejestruje się urządzenia z czynnikami chłodniczymi i f‑gazami. Robimy to ponieważ urządzenia zawierają czynniki szkodliwe dla środowiska i wymagają nadzoru nad ich użyciem. Służy on do prowadzenia tzw. Kart Urządzeń i Kart Systemów Ochrony Przeciwpożarowej, czyli obowiązkowej dokumentacji wymaganej przepisami. Dzięki CRO łatwiej pilnować kontroli szczelności, wpisów serwisowych i sprawozdań składanych do urzędów. W praktyce system porządkuje wszystkie obowiązki operatora i pozwala uniknąć kar za brak dokumentów.

Kogo dotyczy obowiązek wpisu?

Obowiązek rejestracji w CRO dotyczy zarówno firm, jak i osób prywatnych, ponieważ przepisy nie ograniczają się tylko do biznesu.
Próg rejestracji zależy od rodzaju stosowanego czynnika: dla niektórych substancji obowiązuje próg ilościowy (np. 3 kg), a dla innych próg wyrażony w ekwiwalencie CO₂ (np. 5 t CO₂e) — dlatego nie zawsze wystarczy porównanie tylko do liczby „3 kg”.
W praktyce przed decyzją o zgłoszeniu należy sprawdzić, jaki próg dotyczy konkretnego czynnika używanego w urządzeniu (załączniki przepisów/rozporządzeń określają, które progi mają zastosowanie).
Dlatego firmy zgłaszają np. chłodnie czy klimatyzację przemysłową, natomiast osoby prywatne muszą zgłaszać większe pompy ciepła lub klimatyzatory, o ile przekraczają progi ustawowe.

W praktyce oznacza to, że zarówno przedsiębiorca, jak i właściciel domu jednorodzinnego mogą mieć dokładnie ten sam obowiązek rejestracyjny, dlatego zawsze trzeba policzyć wartość CO₂e i sprawdzić próg.

Jak obliczyć próg CO₂e?

Żeby sprawdzić, czy urządzenie trzeba zarejestrować, wystarczy pomnożyć ilość czynnika (w kg) przez jego GWP, czyli współczynnik wpływu na klimat. Daje to wynik w kilogramach CO₂e i dzięki temu łatwo ocenić, czy przekroczony jest próg 5 ton. Na przykład pompa ciepła z 2,5 kg R410A po przeliczeniu daje ponad 5 ton CO₂e, więc musi być zgłoszona do CRO.
To obliczenie jest bardzo proste, ale wielu operatorów je pomija, co potem skutkuje błędami i karami.

Kto jest operatorem?

Operatorem jest właściciel lub użytkownik, czyli osoba odpowiedzialna za działanie i utrzymanie urządzenia.
To operator zakłada konto w systemie i tworzy Karty Urządzeń, które dokumentują wszystkie czynności serwisowe.
Na początku jedna osoba pełni rolę administratora konta, ale system pozwala dodać kilku dodatkowych użytkowników.
W praktyce warto to zrobić, ponieważ brak drugiego administratora często powoduje opóźnienia w obowiązkowych wpisach.

Jakie informacje trzeba podać w CRO?

Trzeba wpisać dane operatora, czyli:

– Dla firmy: NIP, adres i dane kontaktowe,

– Dla osoby prywatnej: imię i nazwisko, adres oraz dane kontaktowe (np. e-mail, telefon),
aby system mógł poprawnie zidentyfikować użytkownika.

Następnie wprowadza się dane urządzenia, czyli model, typ, numer seryjny oraz ilość czynnika chłodniczego.
Jeśli przekroczony jest próg CO₂e, trzeba dołączyć obliczenia potwierdzające wynik w tonach ekwiwalentu CO₂.

Dodatkowo wpisuje się daty kontroli szczelności, wszystkie wykonane serwisy oraz dane wykonawców posiadających certyfikaty F-gazowe.

W przypadku osoby prywatnej administrator konta może być właścicielem urządzenia i nie wymaga się od niego pełnomocnictw.

Jakie obowiązki ma operator?

Operator musi wykonywać regularne kontrole szczelności urządzeń, a harmonogram zależy od ilości czynnika. Każda czynność serwisowa lub kontrola musi być wpisana do Karty w CRO, i to w ciągu 15 dni roboczych. Oprócz tego operator odpowiada także za sprawozdania roczne, jeśli dana instalacja tego wymaga. Dlatego prowadzenie CRO to nie tylko rejestracja urządzenia, ale też ciągła aktualizacja i pilnowanie terminów.

Jakie grożą kary?

Za brak wpisu można dostać karę administracyjną wynoszącą od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Jeszcze wyższe kary mogą być nałożone za brak kontroli szczelności albo za zaniechania w sprawozdawczości. Dlatego najbardziej kosztowne są zaniedbania systematyczne, które wykrywa inspekcja ochrony środowiska. Warto pamiętać, że kary są realne i w praktyce egzekwowane, dlatego lepiej wcześniej pilnować wpisów.

Najczęstsze błędy operatorów

Wielu operatorów myli próg 3 kg z 3 tonami, a to duża różnica i źródło wielkich problemów.
Często brakuje prawidłowych obliczeń CO₂e, dlatego urządzenia traktowane są jako niezarejestrowane w centralnym systemie.
Zdarza się, że operator nie dodaje drugiego administratora, więc w przypadku nieobecności pojawia się ryzyko kary.
Kolejnym błędem jest brak archiwizacji Kart Urządzeń w formie PDF, które trzeba okazać podczas kontroli WIOŚ.

Jak wygląda proces rejestracji — krok po kroku?

1. Sprawdź masę czynnika i policz wartość CO₂e.

2. Porównaj wynik z progami 3 kg lub 5 ton CO₂e.

3. Jeśli próg został przekroczony, załóż konto operatora w systemie CRO.

4. Utwórz Kartę Urządzenia, uzupełnij wszystkie dane techniczne i wprowadź pierwsze wpisy.

5. Dodaj serwisantów z certyfikatami F-gaz, aby mogli wprowadzać swoje działania.

6. Ustaw przypomnienia o kontrolach i archiwizuj raporty w formie PDF.

Szybkie pytania i odpowiedzi

Czy każda pompa ciepła jest zgłaszana?
Nie, tylko te spełniające progi wagowe lub CO₂e.

Kto robi kontrolę szczelności?
Tylko serwisanci z certyfikatami F-gazowymi i odpowiednimi uprawnieniami.

Czy wpisy mogę robić sam?
Tak, ale serwisanci muszą dopisać działania, które wykonali.

Podsumowanie

CRO to obowiązkowy system dokumentacji dla wielu urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i grzewczych.
Przepisy nakładają odpowiedzialność na operatorów, dlatego rzetelne prowadzenie Kart Urządzeń jest konieczne.
Brak wpisów albo kontroli skutkuje karami, które mogą być bardzo dotkliwe finansowo.
Dlatego warto od początku dobrze policzyć, zarejestrować urządzenia i pilnować wszystkich terminów.

Progi i obowiązki w CRO — szybkie zestawienie

Kryterium / Próg	Kiedy obowiązuje?	Jakie obowiązki wynikają?
≥ 3 kg substancji kontrolowanej	Dotyczy klimatyzacji, chłodnictwa i pomp ciepła z popularnymi czynnikami chłodniczymi.	Rejestracja w CRO, utworzenie Karty Urządzenia, prowadzenie wpisów serwisowych i kontroli szczelności.
≥ 5 ton ekwiwalentu CO₂ (CO₂e)	Dotyczy urządzeń z f-gazami (np. R410A, R32, R134a), nawet gdy mają małą ilość w kg.	Obowiązek wpisu do CRO, obliczenia CO₂e, regularne kontrole w zależności od ilości czynnika.
Kontrola szczelności co 12 miesięcy	Urządzenia z ≥5 ton CO₂e.	Serwis z certyfikatem musi potwierdzić szczelność i wpisać dane do Karty Urządzenia.
Kontrola szczelności co 6 miesięcy	Urządzenia z ≥50 ton CO₂e.	Skrócony harmonogram kontroli, obowiązek dokumentowania i wpisów do CRO przez operatora lub serwisanta.
Kontrola szczelności co 3 miesiące	Urządzenia z ≥500 ton CO₂e.	Najczęstsze przeglądy, pełna dokumentacja CRO, wysokie ryzyko kar za zaniedbanie.
Sprawozdanie roczne do WIOŚ/KE	Dotyczy części urządzeń przekraczających progi określone w przepisach.	Operator odpowiada za terminowe raporty, które przekazywane są w ustawowych terminach.
Wpis w ciągu 15 dni roboczych	Po każdej kontroli, serwisie, naprawie.	Operator lub serwisant muszą wprowadzić dane maksymalnie do 15 dni roboczych od zdarzenia.
Kary od 600 zł do kilkunastu tysięcy zł	Gdy brak wpisu, kontroli, archiwizacji lub sprawozdania.	Operator ponosi odpowiedzialność administracyjną i finansową za każde niedopełnienie obowiązków.